W ierzę, że rola menadżera zespołu nie polega tylko na nadzorowaniu, ale także na przywództwie i motywowaniu zespołu. Oczekuje się, że to odpowiedzialnością szefów jest stworzenie środowiska opartego na zaufaniu, wspierającego współpracę i osiąganie wspólnych sukcesów. Ale aby zaistniały właściwe warunki, wysiłek musi być wspólny – potrzeba zaangażowania wszystkich członków zespołu.
W tym artykule przedstawiam 10 wskazówek adresowanych głównie dla menadżerów, które pomogą w zapewnieniu odpowiednich warunków do rozwoju zespołu i zmobilizują zespół do współpracy. Opieram się na własnych doświadczeniach, najnowszych badaniach naukowych i opiniach innych ekspertów, bo chcę dostarczyć możliwie trafnych porad, które sam starałem się wcielać w życie.
Wiem, że czasem jest łatwiej powiedzieć niż zrobić, ale w pierwszym kroku chcę Cię zainspirować i ośmielić. Wybierz to, co wydaje się użyteczne na początek, i stopniowo próbuj włączyć kolejne wskazówki. Trzymam za Ciebie kciuki!
1. Ustal wspólny cel
Wspólny cel znacząco wpływa na sukces zespołu, bo poprawia synchronizację działań i nadaje poczucie kierunku. Pomoże też w podejmowaniu decyzji, gdy pojawią się konkurujące ze sobą opcje.
Weźmy zespół programistów pracujących nad różnymi modułami. Gdy ma on wspólny cel, jakim jest „stworzenie przyjaznej dla użytkownika aplikacji mobilnej, która pomaga osobom niedowidzącym w komunikacji” – może podejmować trafniejsze decyzje nt. priorytetów. A wiadomo – czasu jest „zawsze za mało” i często stoimy przed koniecznością trudnych wyborów.
Innym przykładem może być zespół obsługi klienta, który przyjmuje wspólny cel „osiągnięcia satysfakcji klienta mierzonej niską liczbą reklamacji”. Ten cel pomoże każdemu w zespole tak dobierać działania, by klienci byli zadowoleni. (Ewentualnie mogą utrudniać składanie reklamacji, co także wpłynie na ich liczbę, ale oczywiście nikt tak nie zrobi…)
Na marginesie, jestem w trakcie lektury książki „Powered by purpose”, która dowodzi, że wspólny cel firmy służący czemuś większemu niż ona sama, ma istotny wpływ na jej sukces. Pewnie do tego tematu wrócę w kolejnych postach.
2. Rozdziel odpowiedzialność sprawiedliwie
Zadania powinny być rozdzielone wśród członków zespołu na podstawie ich kompetencji (wiedzy, doświadczenia, stażu pracy itp.). Ważne jest jednak, aby od czasu do czasu nieco zmieniać zakres obowiązków i upewnić się, że wiedza jest rozpowszechniona. Sprawi to, że każdy w zespole poczuje nieco świeżości od czasu do czasu, ale też zapewni spokój, że praca jest wykonana, gdy ktoś jest na urlopie.
Liderzy zespołów powinni zadbać o sprawiedliwy rozkład obowiązków. Jednocześnie warto, aby każdy od czasu do czasu mógl się wykazać, co być może wpłynie pozytywnie na postrzeganie pracy danego pracownika.
O delegowaniu zadań i podziale odpowiedzialności zapewne napiszę jeszcze niejeden post, bo to bardzo szeroki temat. Zapraszam do subskrypcji newslettera – formularz jest pod artykułem.
3. Zadbaj o odpowiednią przejrzystość
Otwarta komunikacja jest kluczowa dla budowania zaufania w zespole. Regularne spotkania zespołowe (na przykład cotygodniowe), na których każdy jest zachęcany do mówienia o wyzwaniach i osiągnięciach, mogą sprzyjać tej otwartości. Innym skutecznym podejściem są regularne indywidualne rozmowy między członkami zespołu a menadżerem (tzw. spotkania one-on-one). Zapewnia to przestrzeń do omawiania indywidualnych problemów i aspiracji.
Chcę dodać jeszcze jedną myśl, która poniekąd wiążę się z zakresem odpowiedzialności, jednak „podepnijmy” ją pod ten punkt. Ważne jest zadbanie także o sprawiedliwość w zakresie oceny pracy pensji i premii. Nie oznacza to, że płace powinny być jawne – jestem w tym względzie umiarkowanie sceptyczny. Ale kluczowe jest wypracowanie reguł, które stosowane są do wszystkich w zespole.
4. Uważaj na egoizm
Działania wynikające wyłącznie z egoizmu mogą zaszkodzić wynikom zespołu. Przykładowo, jeśli ktoś zagarnia wszystkie łatwe zadania, aby dobrze wypaść przed szefem, może to negatywnie wpłynąć na innych i w efekcie obniżyć efektywność i motywację całego teamu. Z drugiej strony, zespół, w którym członkowie są skłonni podejmować wyzwania nie tylko dla indywidualnego rozwoju, ale także dla dobra całości, ma większe szanse na sukces.
Szczególnie ważna jest wzajemna pomoc. Przykładowo, w zespole sprzedażowym, jeśli jedna osoba pomaga innej zamknąć transakcję, przysługa powinna być zwrócona, gdy nadarzy się okazja. Cykl dawania i brania buduje wspierającą kulturę zespołu, w której każdy jest zainteresowany sukcesem innych.
5. Rozwijaj inteligencję emocjonalną
Rozwijanie inteligencji emocjonalnej jest kluczowe dla rozumienia dynamiki zespołu i motywacji każdej z tworzących go osób. Świadomość sytuacji członka zespołu i zaoferowanie pewnej elastyczności (oczywiście wszystko z umiarem) może prowadzić do większej lojalności i wzrostu efektywności. Ponadto inteligencja emocjonalna pozwala skuteczniej radzić sobie z konfliktami w zespole, dzięki czemu drobne nieporozumienia z dużym prawdopodobieństwem nie przerodzą się w poważne problemy.
Ciekawostka: badanie dotyczące menadżerów działających w duchu servant leadership wykazało, że ich postawa pozytywnie wpływa na skuteczność w zarządzaniu konfliktami. Zgodnie z tym podejściem, gdy na przykład dwóch pracowników nie zgadza się co do podejścia do projektu, menadżer powinien pośredniczyć i pomóc w znalezieniu kompromis. Można powiedzieć, że pełni on rolę mediatora, a takie podejście nie tylko pomaga rozwiązać bieżący problem, ale również utrwala oczekiwany sposób radzenia sobie z konfliktami. Uważam jednak, że w pewnych sytuacjach menedżer musi zareagować stanowczo i pokazać swoją siłę.
Ważne jest, aby także menadżerowie wypracowali sobie zdrowe granice i stworzyli również dla siebie wspierające środowisko (na przykład, aby dzielić się doświadczeniami poza zespołem i pytać kolegów lub przełożonych o radę). Aby być cierpliwym i wykazywać inteligencję emocjonalną, musisz dbać również o swój dobrostan.
Warto pamiętać, że zmiany są stałą częścią życia. Zachęcam liderów zespołów, by nie tylko myśleli o przyszłości, ale byli obecni tu i teraz, co pozwoli im dostrzegać i doceniać zmiany.
6. Bądź głodny wiedzy
Nie odkrywam niczego nowego, ale trzeba o tym przypominać – wspieranie rozwoju zespołu jest ważne dla długoterminowego sukcesu. Regularne sesje szkoleniowe lub warsztaty pomogą utrzymać zespół na bieżąco z najnowszymi trendami. Dobrze przemyślany plan rozwoju nie tylko współgra z indywidualnymi potrzebami, ale dodaje również wartość do zespołu jako całości. Jeśli nie masz wystarczającego budżetu, zachęć osoby z Twojego zespołu do dzielenia się wiedzą – tym, co odkryli niedawno lub co wynieśli z popełnionego błędu (zachęcam do lektury artykułu na temat lekcji wynoszonych z porażek). Nauczanie to najlepsza forma utrwalania wiedzy.
Nikt z nas nie jest tak mądry jak my wszyscy łącznie.
~Kena Blancharda
Ważna ciekawostka: według badań szkolenia odpowiadają jedynie za 10% naszego rozwoju. 70% rozwoju zawdzięczamy codziennej pracy (praktyce), a źródłem 20% są feedback, coaching i przykład, jaki otrzymujemy.
7. Dbaj o elastyczność
Zespoły powinny być zorganizowane w sposób, który pozwala sprawnie reagować na zmiany. Chodzi mi zarówno o wykorzystanie pojawiających się szans, jak i zrobienie koniecznego uniku w sytuacji zagrożenia. Zdolność do adaptacji nie dotyczy tylko reagowania na czynniki zewnętrzne, ale obejmuje również zdarzenia wewnętrzne, takie jak dołączenie nowych pracowników, objęcie nowych ról przez członków zespołu, czy nagłe absencje zdrowotne. Na zmiany wewnątrz naszych zespołów mamy największy wpływ i to one występują najczęściej.
8. Pamiętaj o Kliencie (przez wielkie K)
Zespoły powinny skupiać się na perspektywie Klienta (lub ujmując rzecz jeszcze ogólniej: wartości, jaką stanowi ich praca) i systematycznie poprawić jakość dostarczanych usług. Opinie klientów powinny być regularnie analizowane i uwzględniane.
Podejście zorientowane na Klienta zapewnia to, że zespół pozostaje zgodny z potrzebami i oczekiwaniami rynku, tym samym bardziej przyczyniając się do sukcesu całej firmy. Jednocześnie uświadamia jego członkom, że tak jak lider jest dla zespołu, tak zespół jest dla Klienta.
9. Wykorzystaj różnorodność
Gdy osoby o różnych perspektywach łączą siły, tworzy się świetne środowisko dla innowacji. Ta różnorodność nie dotyczy tylko umiejętności, ale obejmuje również krąg kulturowy, płeć i wiek. Niemal każdy może wnieść jakąś wartość do zespołu.
Aby innowacje mogły się rozwijać, organizacje muszą stworzyć środowisko sprzyjające kreatywności; stworzyć grupę wszechstronnie utalentowanych ludzi, którzy ściśle ze sobą współpracują.
~Linda Naiman
10. Oceniaj i wprowadzaj poprawki
Jestem zwolennikiem systematycznego rozwoju, dlatego zachęcam – regularnie oceniaj rezultaty pracy zespołu i wprowadzaj niezbędne korekty. Przykładowo, miesięczne przeglądy wyników (np. na bazie raportów ze zrealizowanych zadań) mogą pomóc zidentyfikować obszary do poprawy i stanowią okazję, aby pochwalić dobrą pracę. Jednocześnie jest bardziej otwarty na feedback – aby go otrzymywać i uwzględniać, ale też dawać.
Jednak ocena pracy członków zespołu to dopiero połowa drogi. Jeśli jesteś team leaderem, przyglądaj się także swojej pracy oraz zasadom organizacji, jakie przyjęliście w zespole. Nie bój się eksperymentować.
Skuteczne zarządzanie zespołem to złożona mieszanka różnych elementów, takich jak zaufanie, wspólna wizja i otwarta komunikacja. Jestem przekonany, że uwzględniając tych 10 wskazówek, team leaderzy mogą zbudować bardziej zgrany zespół, który odniesie niejeden sukces.
Ten artykuł nie wyczerpuje tematu. Zapewne jest jeszcze mnóstwo pomysłów, które warto uwzględnić, a które nie przyszły mi do głowy lub nie zmieściły się w ramach powyższych 10 punktów. Zapraszam do komentowania i dzielenia się Waszymi wskazówkami.
Zachęcam także do subskrypcji newslettera, aby otrzymywać powiadomienia o nowych wpisach i nie tylko.
